fbpx

Slik gjennomfører du en vellykket kommunikasjonsworkshop

Mange har meninger om hva som bør gjøres på bedriftens nettsider og sosiale medier. Ved å invitere kollegaene dine til en workshop vil dere sitte igjen med en kommunikasjonstrategi som alle er fornøyde med.

For at kommunikasjonsplanen skal bli godt forankret i organisasjonen lønner det seg å ha med noen nøkkelpersoner. 

Vi anbefaler følgende:

  • Personene som er ansvarlige for å gjennomføre kommunikasjonstiltakene
  • Kollegaer som har meninger om kommunikasjonstiltakene
  • En sjef
  • Workshopleder 

For å gjennomføre workshoppen fysisk trenger dere: 

  • Et stort møterom
  • Post-its i flere farger
  • Penner/tusjer
  • Notatblokk til hver

For å gjennomføre workshoppen digitalt trenger dere: 

  • Felles digitalt arbeidshefte som alle kan redigere i
  • Forslag til verktøy: Miro
Workshoppens oppbygging: 

Denne type workshop er bygd opp etter 5 spørsmål: 

  1. Hva skal dere oppnå med kommunikasjonsarbeidet
  2. Hvem er målgruppa?
  3. Hva skal dere si til målgruppa?
  4. Hvor skal dere snakke til målgruppa?
  5. I hvilket språk, stil og tone skal dere snakke til målgruppa? 

Les mer: Kommunikasjonsstrategi på 1-2-3-4-5

Spørsmål 1: Hva skal dere oppnå med kommunikasjonsarbeidet? (30 min per del)

Dette spørsmålet skal besvares i to deler. Hver del tar 30 minutter å gjennomføre. 

Som regel har dere som bedrift noen mål som dere arbeider for å nå. Kommunikasjonsarbeid er jo ikke noe dere «bare» gjør for gøy, men et verktøy for å hjelpe dere å oppnå noe. 

Så, første spørsmål er: Hva ønsker dere å oppnå med kommunikasjonsarbeidet? Dette første spørsmål setter premissene for resten av strategien. Det er derfor viktig å bruke god tid på dette første spørsmålet. 

Del 1: Hva er formålet med kommunikasjonsstrategien? 

Slik gjør dere det:
1. Hver deltaker får 5 minutter for seg selv til å tenke på hva de ønsker å oppnå med kommunikasjonsarbeidet

2. Alle leser opp sine svar etter tur

3. Alle får 2 minutter til å velge det de mener er “riktig” svar

4. Alle leser opp sine “riktige” svar

5. Diskusjon på 10 minutter 

6. “Sjefen” bestemmer hva formålet skal være 

Del 2: Mål 

Svaret på spørsmålet formulerer dere om til et mål. 

Et godt mål må være konkret, målbart og oppnåelig. 

Eksempler på gode mål:

  • Vi skal være den foretrukne leverandøren av trevirke til norske “high end” møbelprodusenter innen utgangen av året  
  • Vi skal øke salget med 20 prosent innen de neste to årene 
  • Vi skal overbevise politikerne i vårt fylke om at de må vedta en ny fylkesvei innen utgangen av 2023. 

Slik gjør dere det:
1. Hver deltaker får 5 minutter for seg selv til å formulere et godt mål 

2. Alle leser opp sine svar etter tur

3. Alle får 2 minutter til å velge det de mener er den beste formuleringen 

4. Alle leser opp sine formuleringer 

5. Diskusjon på 10 minutter 

6. “Sjefen” bestemmer hva formålet skal være 

Les mer: Derfor setter en kommunikasjonsstrategi en stopper for endeløse diskusjoner

Spørsmål 2: Hvem skal dere snakke til? (30 min)

Mange bedrifter synes produkter deres er så gode at “alle” er deres målgruppe. Å nå ut med kommunikasjonstiltak er imidlertid dyrt, arbeids- og tidkrevende. Det gjelder derfor å bruke tid og pengene sine smart, og riktig valg av målgruppe vil hjelpe dere på vei. Det lønner seg derfor å velge seg ut en målgruppe som dere har tid, kapasitet og ressurser til å nå ut til. Har dere formulert et godt mål, er det ikke så vanskelig å velge seg ut en målgruppe. 

Hvis målet er å være den foretrukne leverandøren av trevirke til norske “high end” møbelprodusenter så sier det seg jo selv – målgruppa er “high end” møbelprodusenter. Hvis målet er å øke salget med 20 prosent, så er målgruppa de kundene som er mest sannsynlig kommer til å kjøpe produktene/tjenestene dine. Hvis målet er å overbevise lokalpolitikere om noe – da er målgruppa de lokalpolitikerne. 

Men vent, er det så enkelt?

Noen ganger bør dere operere med en direkte og en indirekte målgruppe. Det er ikke alltid det lønner seg å gå direkte på målgruppa. Kanskje er det lurere å få med seg noen allierte for å oppnå målet. Ofte er det vanskelig å overbevise politikere direkte, men kanskje det er enklere å nå velgerne deres? 

Ikke vær redd for å velge ut en smal målgruppe. Det at målgruppa er smal betyr ikke at ingen andre får med seg budskapet. Målgruppa til TV-serien SKAM var jenter på 16 år. Men, siden serien var så perfekt laget til denne målgruppen fikk serien også stor appell til mange andre også. 

I denne runden skal dere diskutere hvem dere skal snakke til for å nå målet dere har valgt dere. 

Slik gjør dere det:
1. Hver deltaker får 5 minutter for seg selv til å tenke på hvem dere mener er de viktigste målgruppene for kommunikasjonstiltakene deres

2. Alle leser opp sine svar etter tur

3. Alle får 2 minutter til å velge det de mener er det beste forslag

4. Alle leser opp sine forslag

5. Diskusjon på 10 minutter 

6. “Sjefen” bestemmer hvem målgruppa skal være  

Andre oppgaver, hvis tid: 

  • Ta kontakt med en i målgruppa for å gjøre et kjapt intervju
  • Personas 

Les mer: 3 grunner til å få seg en kommunikasjonsstrategi

Spørsmål 3: Hva skal dere si? (30 min)

Det tredje spørsmålet handler om hva du skal si for å overbevise målgruppa di. Dette kaller vi kommunikasjonsfolk for “budskap”.

Mange bedrifter spyr ut innhold på sosiale medier for å “si noe”. Kanskje har de hørt på en ekspert si at det er viktig å være tilstede på sosiale medier hver dag. Vi mener det er helt feil. Å si noe bare for å si noe er bortkastet tid og ressurser. Det oppfattes bare som støy for de som følger deg. 

Budskapet ditt skal overlappe mellom det dere som bedrift har lyst til å si, og det som målgruppa di er interessert i å høre på. Det gjelder altså å finne minste felles multiplum. Budskapet ditt skal være kort og konsist. Du kan si budskapet på mange forskjellige måter, med nye argumenter, på nye kanaler, men budskapet skal alltid være det samme.

Eksempel: Det enkle er ofte det beste (Rema 100). Myldring hjelper din bedrift til å ta bærekraftige valg og kommunisere det til omverdenen (Myldring).

Slik gjør dere det:
1. Hver deltaker får 5 minutter for seg til å tenke på hva som burde være hovedbudskap

2. Alle leser opp sine svar etter tur

3. Alle får 2 minutter til å velge det de mener er det beste forslag

4. Alle leser opp sine forslag

5. Diskusjon på 10 minutter 

6. “Sjefen” bestemmer hva budskapet skal være 

Spørsmål 4: Hvor skal dere snakke til målgruppa? (30 min) 

På det fjerde spørsmålet begynner vi endelig å bli litt konkrete. Nemlig, hvilke kanaler skal vi bruke for å nå målgruppa vår!

Har dere gjort et godt grunnarbeid på valg av målgruppe, er det ikke så vanskelig å bli enige om hvilke kanaler dere skal nå målgruppa på. Jo bedre du kjenner målgruppa di, jo lettere er det å ta riktig valg på kanaler. Et helt åpenbart eksempel er hvis du driver et lokalt firma, så er det ikke noe poeng i å ta ut en helsides annonse i riksavisene. Skal du nå unge forbrukere må du kjenne til hvilke kanaler de unge bruker osv. 

Kanaler kan være annonsering i medier, PR, sosiale medier, nettsider, apper for å nevne noen. 

 Slik gjør dere det:
1. Hver deltaker får 5 minutter for seg selv til å tenke på hvilke kanaler målgruppen deres foretrekker

2. Alle leser opp sine svar etter tur

3. Alle får 2 minutter til å velge det de mener er de tre beste forslagene

4. Alle leser opp sine forslag

5. Diskusjon på 10 minutter 

6. “Sjefen” bestemmer hvilke tre kanaler dere burde prioritere

Spørsmål 5: Språk, stil og tone (30 min)

Det femte spørsmålet handler om hvordan du skal snakke til målgruppa di. Det er på tide å velge bruk av språk, stil og tone. 

  • Språk: Har du en målgruppe som er norsk så er jo saken enkel og grei. Du skal bruke norsk språk. Jobber du i mållaget, da skal dere selvfølgelig skrive nynorsk. 
  • Stil: Skal dere velge bilder som er rå og edgy? Eller skal dere velge bilder som er søte og romantiske? Skal flimene dere produserer være fulle av action og tøff musikk? Eller skal dere gå for vakker norsk natur og klassisk musikk? 
  • Stemme/tone og voice: I hvilken tone of voice skal dere snakke til målgruppa? Skal dere være joviale og koselige? Eller skal dere være seriøse og strenge? Mange bedrifter lykkes med å bruke humor, mens er du norske myndigheter så kanskje er det ikke så lurt om du vil bli tatt seriøst. 

 Slik gjør dere det:
1. Hver deltaker får 5 minutter for seg selv til å tenke på hvordan dere skal snakke til målgruppa

2. Alle leser opp sine svar etter tur

3. Alle får 2 minutter til å velge det de mener er de beste forslagene

4. Alle leser opp sine forslag

5. Diskusjon på 10 minutter 

6. “Sjefen” bestemmer hvilke tre kanaler dere burde prioritere

TOP
%d bloggere liker dette: