fbpx

Slik booker du en foredragsholder effektivt

Å booke foredragsholdere kan være en tidkrevende affære, og føre til mange runder med foredragsholder før du har bookingen i boks. Med vår sjekkliste kan du spare tid og få raskere avklaringer neste gang du skal booke en foredragsholder til et arrangement eller en konferanse.

Dette bør du avklare internt først

Før du bestemmer deg for hvem du skal booke, anbefaler vi deg å ta en runde internt og avklare detaljer rundt sted, dato, tidspunkt og budsjett for arrangementet. Det er også greit å stille seg spørsmålet om hva som er målet med foredraget dere skal booke. Hva ønsker dere å oppnå? Hvis dere har målet tydelig for dere, er det lettere å få til en treffsikker booking. Ved å definere hvem målgruppen er – blir det også langt enklere for foredragsholder å skreddersy foredraget til arrangementet. Hvis du booker noen til å snakke om kunsthistorie er det en vesentlig forskjell om det er til ansatte på et museum eller ment som et friskt pust til en gjeng it-konsulenter for eksempel i en fagkonferanse.

Dette bør du ha med i første mailrunde

Under finner du en liste over ting du bør ha med i en mail når du henvender deg til en foredragsholder – første mailrunde.

  • Navn på konferansen
  • Sted: Er det et fysisk arrangement eller skal det streames?
  • Dato
  • Tidpunkt
  • Varighet: Hvor lenge ønsker du at personen skal holde et foredrag?
  • Omfang: Skal foredragsholder holde et innlegg, være med i en panelsamtale eller i en Q&A?
  • Tema for foredrag: Presiser hva du ønsker at foredragsholder skal snakke om. Vær konkret!
  • Mål og målgruppe
  • Honorert? Er foredraget honorert eller ei?
  • Tillegg: Dersom det kreves reise + overnatting, dekkes dette av arrangør, og må man eventuelt booke det selv?

Basert på denne informasjonen, bør det være enkelt å få et ja eller et nei av foredragsholder. Hvis du får ja må følgende ting avklares videre.

Les mer: Derfor lanserer vi Myldring Speakers

Dette bør presiseres i mailrunde nummer to

I mailrunde nummer to kan det være greit å presisere følgende:

  • Markedsføring: Hva ønsker du som arrangør at foredragsholder gjør av markedsføring? 
  • Slides: Vil foredragsholder ha mulighet til å vise slides/en presentasjon?
  • Presiser format: Presiser formatet slides skal leveres i (ofte 16:9) og om det kan brukes pdf, keynote eller pptx. 
  • Deling av materiell i etterkant: Ønsker dere som arrangør å dele slides og video av foredraget i etterkant? Dette må avklares. 
  • Kontrakt med vilkår: Det kan være lurt å lage en enkel kontrakt med vilkårene 
  • Frist for levering av presentasjon: Presiser dato presentasjonen må leveres, og tidspunkter for tekniske tester om disse finner sted.

Med disse tipsene vil det gå raskere for deg å booke foredragsholder neste gang du skal ha et arrangement eller en konferanse!. Og du, ikke glem å sjekke ut våre foredragsholdere på Myldring Speakers her. 

TOP
%d bloggere liker dette: