Dette bør du avklare internt først
Før du bestemmer deg for hvem du skal booke, anbefaler vi deg å ta en runde internt og avklare detaljer rundt sted, dato, tidspunkt og budsjett for arrangementet. Det er også greit å stille seg spørsmålet om hva som er målet med foredraget dere skal booke. Hva ønsker dere å oppnå? Hvis dere har målet tydelig for dere, er det lettere å få til en treffsikker booking. Ved å definere hvem målgruppen er – blir det også langt enklere for foredragsholder å skreddersy foredraget til arrangementet. Hvis du booker noen til å snakke om kunsthistorie er det en vesentlig forskjell om det er til ansatte på et museum eller ment som et friskt pust til en gjeng it-konsulenter for eksempel i en fagkonferanse.
Dette bør du ha med i første mailrunde
Under finner du en liste over ting du bør ha med i en mail når du henvender deg til en foredragsholder – første mailrunde.
- Navn på konferansen
- Sted: Er det et fysisk arrangement eller skal det streames?
- Dato
- Tidpunkt
- Varighet: Hvor lenge ønsker du at personen skal holde et foredrag?
- Omfang: Skal foredragsholder holde et innlegg, være med i en panelsamtale eller i en Q&A?
- Tema for foredrag: Presiser hva du ønsker at foredragsholder skal snakke om. Vær konkret!
- Mål og målgruppe
- Honorert? Er foredraget honorert eller ei?
- Tillegg: Dersom det kreves reise + overnatting, dekkes dette av arrangør, og må man eventuelt booke det selv?
Basert på denne informasjonen, bør det være enkelt å få et ja eller et nei av foredragsholder. Hvis du får ja må følgende ting avklares videre.
Dette bør presiseres i mailrunde nummer to
I mailrunde nummer to kan det være greit å presisere følgende:
- Markedsføring: Hva ønsker du som arrangør at foredragsholder gjør av markedsføring?
- Slides: Vil foredragsholder ha mulighet til å vise slides/en presentasjon?
- Presiser format: Presiser formatet slides skal leveres i (ofte 16:9) og om det kan brukes pdf, keynote eller pptx.
- Deling av materiell i etterkant: Ønsker dere som arrangør å dele slides og video av foredraget i etterkant? Dette må avklares.
- Kontrakt med vilkår: Det kan være lurt å lage en enkel kontrakt med vilkårene
- Frist for levering av presentasjon: Presiser dato presentasjonen må leveres, og tidspunkter for tekniske tester om disse finner sted.
Med disse tipsene vil det gå raskere for deg å booke foredragsholder neste gang du skal ha et arrangement eller en konferanse! Og du, ikke glem å sjekke ut våre foredragsholdere på Myldring Speakers her.
Les også: Derfor lanserer vi Myldring Speakers
